Prepara a tu empresa para una auditoría con estos tips

Las auditorías fiscales son inspecciones llevadas a cabo por el SAT mediante las cuales se verifican que una empresa cumpla de manera correcta con sus obligaciones fiscales; en general, pueden ser desencadenadas por inconsistencias en la información declarada.

Existen diferentes categorías, como las visitas domiciliarias, revisiones de gabinete o electrónicas, cada una con sus propios retos, pero, más allá de la fiscalización, las auditorías representan una oportunidad para mejorar la gestión interna y asegurar que todo esté en orden.

En caso de que tu negocio tenga una puerta y no te sientas preparado para enfrentarla, te invitamos a que continúes leyendo esta nota y descubras cómo la tecnología en la nube puede ayudarte.

Implementa una herramienta eficaz

Un sistema de facturación en línea te sacará de apuros, ya que lo podrás utilizar para que los registros contables de tu organización estén en orden, actualizados y disponibles, de tal forma que puedas acceder a ellos en tiempo real, desde cualquier dispositivo con internet.

Además, no tendrás que preocuparte de los errores en tus declaraciones fiscales a causa de algún descuido humano; la precisión es un punto que debes cuidar en todo momento, de lo contrario, las sanciones se convertirán en una constante.

Al implementar un software para facturar, tu información estará centralizada en un solo lugar, por lo tanto, no habrá la necesidad de manejar múltiples archivos físicos o digitales y la búsqueda de documentos específicos durante una auditoría será ágil y sencilla.

Aprovecha las características de un programa de facturación

Los beneficios arriba mencionados son solo una parte de lo que esta herramienta tiene el poder de hacer, claro, siempre y cuando se seleccione al proveedor indicado. A continuación, puntualizaremos algunas de las funcionalidades que te servirán para enfrentar una auditoría de manera exitosa.

Seguridad de la información

Los sistemas de facturación en la nube suelen incorporar medidas como la encriptación de datos y copias de seguridad automáticas con el fin de blindar todos tus documentos sensibles contra pérdidas, accesos no autorizados o fallos del sistema.

Integración de funciones contables

Una plataforma de facturación en línea permitirá emitir CFDI, registrar pagos y obtener reportes, acciones esenciales para que cualquier negocio posea una gestión coherente de sus datos, evitando confusiones que pueden retrasar tanto la eficiencia de las operaciones, como la preparación para una auditoría.

Generación de reportes personalizados

La capacidad de generar reportes personalizados es otra característica esencial, pues representa una oportunidad para analizar el estado de las finanzas y detectar discrepancias antes de que se conviertan en un problema durante una auditoría.

Un plus es que algunos software cuentan con la opción de filtrar y organizar los datos, según las necesidades específicas que se tengan.

Lleva a cabo auditorías internas con regularidad

Mediante una auditoría interna, podrás detectar inconsistencias en los registros contables y corregirlas de inmediato, antes de que el SAT lo haga: así, fortalecerás la confianza en tus procesos financieros. Básicamente, es una forma de asegurarte de que todo esté en orden, evitando sorpresas desagradables durante una auditoría externa.

No obstante, y más allá de los números, dichas prácticas funcionan para que tengas una visión clara de tus procesos y hagas los ajustes pertinentes. Ser proactivo en este aspecto, demuestra un compromiso serio con la transparencia, el cumplimiento fiscal y la confianza que tus socios y clientes depositan en tu organización.

Capacita a tu equipo

No olvides preparar a tu personal para que utilice de manera exitosa el sistema de facturación en la nube que decidas integrar y asegurarte de que comprenden plenamente las normativas fiscales que rigen sus labores diarias, pues así conseguirán responder con rapidez a cualquier requerimiento del SAT.

El saber que cada uno de los trabajadores está bien informado, va a minimizar el riesgo de inconsistencias en los registros contables que podrían desencadenar sanciones, así que reflexiona sobre la posibilidad de invertir en una formación continua, ya que así abordarán con cuidado situaciones críticas como una auditoría.

Haz un seguimiento de tus obligaciones fiscales

Comienza por crear y mantener un calendario fiscal detallado con las fechas importantes relacionadas con la presentación de declaraciones, el pago de impuestos y cualquier otra cosa relevante para tu empresa.

También se sugiere monitorear los cambios en las leyes fiscales, debido a que suelen estar en constante cambio; lo ideal es que mantengas comunicación con algún asesor fiscal que te apoye en la interpretación y aplicación de cualquier cambio.

Por otro lado, no te saltes el verificar que todas las transacciones estén gravadas con las tasas impositivas, incluyendo la aplicación de IVA, ISR y cualquier otro impuesto que sea relevante para tu sector o actividad, esto te permitirá esquivar equivocaciones que puedan ser penalizadas durante una auditoría.

¡Y que tampoco se te escape el pago en tiempo y forma de impuestos! Estar al día y contar con un registro te facilitará la conciliación de cuentas y la presentación de comprobantes ante el SAT.

Con un software diseñado con las mejores características, podrás automatizar recordatorios, estar al tanto de cualquier cambio en las normativas actuales y programar pagos, por lo que estarás a salvo sorpresas desagradables en una auditoría.

Conclusiones

Con la utilización de herramientas tecnológicas y estrategias bien diseñadas, afrontar una auditoría fiscal puede convertirse en un proceso mucho menos estresante, tanto para ti, como para tu personal.